3 beneficios de documentar tus procesos

Documentar los procesos ayuda a tu empresa a ahorrar tiempo, dinero y a mantener el control de tu información. Estos son sólo algunos de los beneficios que se obtienen al documentar adecuadamente los procesos actuales. En realidad, es bastante sencillo: esto no es una actividad opcional, sino una necesidad que debe llevarse a cabo si quiere mejorar sus productos o servicios.

Estandarizar la operación

La documentación de los procesos permite a la organización estandarizar sus operaciones, promover el seguimiento sistemático y obtener métricas de cada proceso.

Procesos oficiales documentados

Al documentar los procesos, podemos estandarizar el funcionamiento. Esto es especialmente importante para las grandes organizaciones con procesos complejos que implican a varios departamentos o equipos. Si estos procesos no están estandarizados, pueden dar lugar a confusiones, errores e incluso pérdida de ingresos si no cumplen con lo prometido.

Promover el seguimiento sistemático

Si documentamos nuestros procesos, podemos hacer un mejor seguimiento de los mismos. Esto nos permite hacer un seguimiento de los problemas que puedan surgir durante el proceso y solucionarlos lo antes posible para que no afecten a otras partes de nuestro negocio. También nos ayuda a hacer un seguimiento de cuando se han completado las tareas para saber si un empleado ha terminado su trabajo o no (y si necesita más tiempo). Además, nos ayuda a notar si ciertas tareas tienden a tomar más tiempo que otras y cuánto tardan los empleados en realizar otras labores para que podamos mejorarlas.

Métricas

Las métricas básicas de los procesos (principalmente relacionadas con los acuerdos de nivel de servicio) pueden recogerse en diferentes unidades de negocio o departamentos, lo que ayudará a proporcionar una mejor visión de los niveles de satisfacción de los clientes y también a aumentar la colaboración interdepartamental entre los diferentes equipos de una organización, así como con las partes interesadas externas, como clientes, proveedores, etc., que están directa o indirectamente involucrados en nuestros procesos.

Mejorar los procesos

Cuando se documenta un proceso, se crea un mapa de cómo hace las cosas la organización. Esto ofrece la oportunidad de revisar el proceso y realizar mejoras.

Por ejemplo: podemos identificar y eliminar el retrabajo y los pasos innecesarios que generan desperdicios, impactando en nuestra productividad y eficiencia. También podemos identificar pasos «vacíos» que se hacen por costumbre, pero no generan valor. Por último, podemos detectar oportunidades de Transformación Digital.

Generar cultura

Documentar los procesos e implementar un seguimiento sistemático es clave para generar una cultura de gestión de la calidad en la organización:

1. Promueve la adherencia (actuar de acuerdo con lo definido).
2. Medición (establecer líneas de base y detectar desviaciones).
3. Inicia el proceso de mejora continua.

Conclusión

Documentar los procesos es el inicio de un programa permanente de estandarización, mejor continua y cultura de calidad.

4. Al estandarizar la operación se promoverá la escalabilidad.
5. Al mejorar los procesos se abre paso a la eficiencia y modernización.
6. Fomentará cultura de medición y mejora continua.

Este es el punto de partida hacia la eficiencia y la modernización. Los procesos bien definidos nos permitirán empezar a buscar formas de optimizar su ejecución y hacerlos más ágiles, flexibles y eficaces en el futuro.

Además, podremos identificar las brechas entre lo que hacemos ahora y lo que queremos conseguir en el futuro.